การจัดการการประชุม (Meeting Management) อย่างมีประสิทธิภาพ

ในทุกๆ การทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานกับเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร หรือการทำงานร่วมกับลูกค้าซึ่งเป็นแบรนด์หรือองค์กรภายนอกต่างๆ มีหนึ่งสิ่งที่อาจกล่าวได้ว่ามีความสำคัญและเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ นั่นก็คือ การประชุม (Meeting)

หลายคนอาจรู้สึกว่าการประชุมเป็นสิ่งที่ทำกันเป็นประจำ เป็นกิจวัตร แต่ความท้าทายที่แท้จริงอยู่ที่ว่า เราจะทำอย่างไรให้ทุกๆ การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ และผู้ร่วมประชุมรู้สึกถึงความคุ้มค่าของเวลาที่ตนได้ใช้ไปในแต่ละครั้ง ที่ SUFFIX เรามีวิธีจัดการการประชุมที่เรียบง่ายและสามารถนำไปใช้ได้จริง ซึ่งเราแบ่งการประชุมออกตามกรณีดังนี้

 

การประชุมกับลูกค้า (Meeting with Clients)

ทุกการประชุมกับองค์กรภายนอกหรือลูกค้า เราจะมีการเตรียมการเสมอเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด ในการประชุมแต่ละครั้งจำเป็นต้องแจ้งกรอบเวลาว่าจะเริ่มและจบการประชุมภายในระยะเวลาเท่าไหร่ พร้อมกับแจ้งหัวข้อการประชุม (Agenda) ด้วยทุกครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าต้องมีผู้รับผิดชอบส่วนไหนเข้าประชุมบ้าง และเพื่อให้แต่ละฝ่ายได้เตรียมข้อมูลหรือเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับการพูดคุยในวันนั้น โดยส่วนมากเราจะมีการประชุม 2 รูปแบบ ได้แก่

 

การประชุมออนไลน์ (Online Meeting)

เป็นรูปแบบที่เราใช้กับลูกค้าที่มีข้อจำกัดในการเดินทาง หรือลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ รวมถึงหลังจากสถานการณ์โควิด-19 Online Meeting ก็กลายเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จำเป็นในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าในทุกสถานการณ์

สำหรับการนัดหมาย เราใช้ Google Calendar เป็นเครื่องมือในการจัดการเวลาร่วมกัน ทั้งการนัดวันและกำหนดระยะเวลาในการประชุมระหว่างทีมของลูกค้าและทีมของเรา จากนั้นจะสอบถามลูกค้าว่าถนัดใช้ Video Communication Tools อะไร เพื่อให้เลือกใช้ได้ตามความคุ้นเคย ไม่ว่าจะเป็น Google Meet, Zoom, Microsoft Teams หรืออื่นๆ ทั้งนี้ทีมของเราเตรียมพร้อมสำหรับทุกเครื่องมือเพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

ก่อนเริ่มประชุมทุกครั้ง เราจะเช็คความพร้อมของอุปกรณ์ล่วงหน้าเสมอ ทั้ง internet connection, ไมโครโฟน, กล้อง และสภาพแวดล้อมที่ใช้ประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีปัญหาเทคนิคระหว่างการประชุม จากนั้นจึงแนะนำทีมและผู้เกี่ยวข้อง พร้อมทบทวน Agenda ให้ทุกคนรับทราบและเข้าใจลำดับการประชุมร่วมกันก่อนเริ่ม

 

การประชุมปกติ (Offline Meeting)

การประชุมแบบ Face-to-Face กับลูกค้าต้องการการเตรียมตัวที่แตกต่างออกไปจากออนไลน์ ทีมของเราจะตรวจสอบสถานที่ประชุม เผื่อเวลาเดินทาง เตรียมนามบัตร คอมพิวเตอร์ที่จะใช้ในการประชุม และอุปกรณ์เชื่อมต่อต่างๆ ให้พร้อม

นอกจากนี้ยังจัดการไฟล์บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เหลือเฉพาะไฟล์ที่จะใช้ในการประชุมนั้นๆ เท่านั้น เพื่อลดความสับสนที่อาจเกิดขึ้น ทั้งจากฝั่งลูกค้าและจากทีมเราเอง รายละเอียดเล็กๆ เหล่านี้ช่วยให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างเรียบร้อยและเป็นมืออาชีพ

 

การประชุมภายใน (Internal Meeting)

การประชุมทีมก็เป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานที่เราให้ความสำคัญไม่แพ้กัน ที่ SUFFIX เราจะมีการประชุมภายในทีมเพื่ออัปเดตการดำเนินงาน สรุปความคืบหน้า หรือปรับความเข้าใจภายในทีมให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่เราทำกันทุกสัปดาห์อย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะในยุคที่เราปรับรูปแบบมาเป็นการทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Work)

เช่นเดียวกับการประชุมลูกค้า เราใช้ Google Calendar สำหรับจัดตารางประชุม และกำหนดกรอบเวลาและ Agenda ให้ชัดเจนเสมอ สำหรับเครื่องมือที่ใช้คือ Google Meet ซึ่งสะดวก เสถียร และเป็นสิ่งที่ทีมใช้งานในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว ทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการเตรียมตัวเข้าร่วมประชุมได้ด้วย

 

Meeting Summary ที่ดีควรมีอะไรบ้าง?

หลังจากจบการประชุมทุกครั้ง เราจะจัดทำสรุปการประชุม หรือ Meeting Summary เสมอ แล้วส่งให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง โดย Meeting Summary ที่ดีควรครอบคลุมสิ่งเหล่านี้

- ประเด็นสำคัญและการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในการประชุม

- Action Items พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาที่ชัดเจน

- คำถามหรือประเด็นที่ยังค้างอยู่และต้องติดตามต่อ

- ขั้นตอนถัดไปและ Timeline ของงานที่ต้องดำเนินการ

การมี Meeting Summary ที่ครบถ้วนช่วยให้ทุกฝ่ายได้รับข้อมูลที่ตรงกัน มองเห็นภาพเดียวกัน และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน เราจึงขอให้ทุกฝ่ายตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนก่อนที่ทีมจะดำเนินการต่อทุกครั้ง

 

สรุป

จะเห็นได้ว่า นอกจากการจัดการเรื่องหัวข้อ ระยะเวลา และผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการประชุมเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน ทั้งในแง่ของความต้องการของลูกค้า และหน้าที่ความรับผิดชอบของทีมในงานที่ต้องดำเนินการต่อ การทำ Meeting Summary และส่งให้ทุกฝ่ายยืนยันความถูกต้องก่อนเริ่มงานจึงเป็นขั้นตอนที่เชื่อมทุกอย่างเข้าด้วยกัน ตั้งแต่สิ่งที่พูดคุยในที่ประชุมไปจนถึงการลงมือทำจริง เพื่อให้งานถูกส่งมอบได้อย่างถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้

 

"และนี่ก็คือหลักการที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพที่เราใช้ทุกครั้งในการจัดการการประชุม"