การทำงานที่ไหนก็ได้

เราแบ่งการทำงานออกเป็นสองส่วน คือ การทำงานภายในทีม และการทำงานร่วมกับบริษัท/แบรนด์ โดยที่บทความนี้เราจะเน้นไปที่การทำงานภายในทีม

 

การสื่อสาร (Communication)

ในการทำงานหลัก ๆ แล้วเราใช้เครื่องมือในการสื่อสาร (Communication Tool) คือ Basecamp (ก่อนหน้านี้เราใช้ Slack, Teamwork และอื่น ๆ)

สาเหตุหลักที่เราใช้เครื่องมือสื่อสารนี้คือ

• สามารถคุยผ่านแชทส่วนตัวได้

• สามารถแยกระหว่างทีมและโปรเจคได้ (เรามีทีมหลักอยู่ 4 ทีม คือ ทีมประสานงาน ทีมการตลาด ทีมออกแบบ และทีมพัฒนาโปรแกรม และมีหลายโปรเจค)

• สามารถบันทึกข้อมูลที่คุยกันเก็บเป็นรูปแบบบอร์ดข้อความได้

• สามารถตั้งเวลาต่าง ๆ ได้ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการประชุมหรือการส่งงาน

*ทุกอย่างที่กล่าวไปนี้รวมอยู่ในที่เดียว

การสื่อสารและการจัดการงานต่าง ๆ จะแบ่งออกเป็นรายวันและรายสัปดาห์ รวมถึงเรื่องการลา

 

การจัดการงานรายวัน (Daily task management)

จุดประสงค์หลัก คือ สื่อสารว่าวันนี้ทำงานอะไร เสร็จหรือไม่ หรือมีปัญหาอะไรหรือเปล่า

เรามีรูปแบบการสื่อสารที่ใช้ในตอนเริ่มและเลิกงาน โดยการแจ้งใน Basecamp ด้วยรูปแบบดังต่อไปนี้

ตอนเริ่มงาน

Work from home วัน/เดือน/ปี (เป็นตัวเลข)

Project (ชื่อโปรเจค)

- Task (งานที่รับผิดชอบ)

ตัวอย่างเช่น

Work from home 16/09/21

SUFFIX

- Design Landing Page

 

และใช้ข้อมูลชุดเดียวกันนี้แจ้งในตอนเลิกงานว่า มีสถานะยังไงบ้างด้วยการเติม

[Status] Task (งานที่รับผิดชอบ)

ตัวอย่างเช่น

Work from home 16/09/21

SUFFIX

[Struck] Design Landing Page

 

โดย Status ของงานจะแบ่งออกเป็น

[Done] เสร็จ

[In-Progress] ยังไม่เสร็จ

[Struck] ติดขัด

หากงานติดขัด [Struck] ก็สามารถขอความช่วยเหลือทีมงานคนอื่น ๆ ได้ด้วยการคุยกันหรือการ Mention ซึ่งการที่เราแบ่ง Status ออกเป็น 3 รูปแบบนี้ ถือเป็นมาตรฐานที่สามารถเข้าใจร่วมกันได้ทุกคน

*หากคิดเป็น % ว่างานที่รับผิดชอบมีความคืบหน้าเท่าไหร่ อาจเกิดปัญหาการวัดค่า % ที่ไม่เท่ากันได้ จะทำให้การสื่อสารสับสนเปล่า ๆ

 

การอัปเดตงานต่าง ๆ แบ่งตามทีม (Team’s weekly project and process update)

ในทุกสัปดาห์เราจะมีการอัปเดตการทำงานของแต่ละโปรเจคที่ทีมรับผิดชอบอยู่ เพื่อให้เกิดการรับรู้ร่วมกันในทีมหรือการนำเสนอแนวทางแก้ปัญหาใหม่ ๆ ที่สามารถนำมาปรับใช้ได้ และปัญหาที่เกิดขึ้นรวมถึงวิธีการแก้ไขก็จะถูกบันทึกไว้ใน WIKI ของบริษัท เพื่อที่ว่าหากเกิดปัญหาคล้ายกันในอนาคตจะได้มีวิธีการหรือรูปแบบในการแก้ปัญหาไว้ใช้อ้างอิงต่อไปได้

การประชุมกันเราจะใช้ Google Meet และเปิดกล้องเพื่อพูดคุยกัน

ตารางการประชุมทีมในปัจจุบัน (2021)

• วันจันทร์จะเป็นการประชุมของทีมประสานงาน

• วันอังคารจะเป็นทีมออกแบบ

• วันพุธจะเป็นทีมพัฒนาโปรแกรม

• วันพฤหัสจะเป็นทีมการตลาด

เราเลือกการประชุมเป็นทีมแทนที่จะเป็นตามโปรเจค เพราะเราเน้นการแลกเปลี่ยนข้อมูล เช่น ทีมออกแบบจะรู้ปัญหาของการออกแบบจากโปรเจคอื่น ๆ รวมถึงวิธีการแก้ปัญหาเพื่อมาพัฒนาต่อได้ และสามารถคิดวิธีการกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำได้

 

การลา (Leave request)

เราใช้เว็บแอปพลิเคชันชื่อ Happywork ในการทำงานแบบ Work from home ก็สามารถที่จะลาได้ เช่น ลาไปฉีดวัคซีน เป็นต้น

 

สรุปภาพรวมของการทำงานจากที่ไหนก็ได้ในเกือบ 2 ปีที่ผ่านมาของ SUFFIX เราคิดว่า หลังจากนี้เราจะใช้วิธีการสื่อสารและการประชุมผ่านเครื่องมือออนไลน์เป็นหลัก และลดทอนการเข้าออฟฟิศแบบเดิม ๆ

 

เพราะประเด็นในการทำงาน คือ ทำงานอะไร เสร็จแล้วใครเป็นคนรับผิดชอบงานต่อ รวมไปถึงการสื่อสารต่าง ๆ ถูกแทนที่ได้ด้วยเครื่องมือไม่ว่าจะเป็นเว็บหรือแอปเกือบทั้งหมดแล้ว