เราสร้างฐานความรู้สำหรับบริษัทอย่างไร

• บันทึกขั้นตอนและวิธีการทำงานต่าง ๆ

• บันทึกวิธีการแก้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นมาแล้ว

• เพิ่มแหล่งที่มาของวิธีการทำงาน และวิธีการแก้ปัญหาหลากหลาย เพราะข้อมูลทั้งหมดถูกรวบรวมมาจากทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง

 

คำถามต่อมา คือ เราสร้างไปเพื่อใคร

 

ในกรณีนี้เราสร้างเพื่อใช้งานภายใน SUFFIX ดังนั้นการสร้างฐานความรู้ การบันทึก และการเรียบเรียงข้อมูล

 

เราจะเลือกแบ่งข้อมูลสำหรับแต่ละทีมและแยกประเภท ดังนี้

• การบริหารจัดการ (Operation & Management) สำหรับทีมประสานงาน (Account Executive)

• การออกแบบ (Design) สำหรับทีมออกแบบ (UI/UX Designer, Graphic Designer)

• เทคโนโลยี (Tech Development) สำหรับทีมพัฒนา (Front-end Developer, Back-end Developer, Software Tester)

• การตลาด (Marketing) สำหรับทีมการตลาด (Strategic Planner, Media Planner, Media Optimizer, Content Editor)

 

โดยในรายละเอียดหัวข้อก็จะประกอบไปด้วยกรอบวิธีคิดต่าง ๆ (Framework) แหล่งข้อมูล (Resource) กรณีศึกษาต่างๆ (Use-cases) และหลักการทำงาน (Principle)

 

คำถามที่สาม คือ เราสร้างฐานความรู้สำหรับ SUFFIX อย่างไร ชุดความรู้ ข้อมูล กรณีศึกษาต่าง ๆ เกิดจากอะไรบ้าง

 

การบันทึกข้อมูล

เรื่องของการสื่อสารภายในโดยใช้ตัวอักษรเป็นสิ่งที่ SUFFIX ทำมาตั้งแต่ต้น (ปี 2010) ซึ่งทุกการสื่อสารด้วยตัวอักษรไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารภายในองค์กรผ่านซอฟแวร์ต่าง ๆ (Communication Tools) เช่น Basecamp, Teamwork, Slack, Asana, Google Chat รวมถึง Email ซึ่งเป็นการสื่อสารกับลูกค้าไปจนถึงทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ตั้งแต่บริษัทซอฟต์แวร์ที่ลูกค้าใช้บริการ หรือ Supplier ในส่วนต่าง ๆ ของการดำเนินงาน โดยตอนที่เรารวมรวบข้อมูลทั้งหมดค่อนข้างจะใช้เวลา เพราะต้องมีการ Log-in เข้าไปดูข้อมูลจากทุกแพลตฟอร์มที่ SUFFIX เคยใช้งาน และรวบรวม Log ทั้งหมดออกมาแยกตามประเภทและเรียบเรียงใหม่

*ส่วนของข้อมูลในรูปแบบอื่น ๆ เช่น เสียง รูปภาพ เราจะบันทึกและเรียบเรียงไว้ใน Google Drive

 

การเรียบเรียง

• แยกข้อมูลอิงตามทีมงาน (Business Unit)

• กรณีศึกษาต่าง ๆ (Use-cases) เกิดจากการสื่อสารใน Communication Tools รวมไปถึงการประชุมทุกสัปดาห์ในแต่ละทีม

• กรอบความคิด (Framework) ส่วนนี้จะเกิดจากการศึกษาเกี่ยวกับวิธีคิดแบบต่าง ๆ ในการคิดงาน การทำงาน หรือการประสานงาน จะถูกบันทึกไว้เพื่อเป็นทางเลือกหรือการสร้างวิธีคิดที่หลากหลายเมื่อเกิดปัญหาในการทำงานหรือการประสานงาน

*กรอบความคิดการทำงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการออกแบบอย่างเป็นระบบ (Design System) สำหรับทีมออกแบบ หรือการเลือกเทคโนโลยีสำหรับทีมพัฒนาเว็บ จะอยู่ในส่วนนี้

• หลักการทำงาน (Principle) ส่วนนี้จะเป็นหลักการทำงาน ซึ่งเกิดขึ้นจากขั้นตอนการทำงาน เช่น การทำงานแบบ Remote ของ SUFFIX และ Use-cases ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำ

 

การใช้งานและการเลือกซอฟแวร์ใช้งาน

เราเลือกใช้จะเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถกำหนด Permission ได้ไม่ว่าจะเป็นระบบปิด (Private) ส่วนหรับภายใน หรือระบบเปิด (Public) สำหรับทีมงานใหม่ที่กำลังจะเข้ามาทำงาน แต่อยากศึกษางานก่อนที่จะเริ่มงาน

 

ส่วนฟังก์ชั่นอื่น ๆ คือ สามารถค้นหาได้ง่าย (Search) และสามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบ (Add/Edit/Remove) ได้ รวมถึงรองรับข้อมูลได้หลายรูปแบบ

 

ปัจจุบัน SUFFIX ใช้ Notion เป็นหลักในการรวบรวมฐานความรู้ของบริษัท

 

“ความรู้ของคนเราเพิ่มขึ้นเสมอ แต่ในขณะเดียวกันความจำมีจำกัดและเมื่อนานวันเข้าอาจจะเป็นความจำที่ผิดเพี้ยนไปจากความเป็นจริง หรือกระทั่งเกิดอคติ ความรู้ และข้อมูลของบริษัทก็เช่นกัน”