ทำไม Checklist ถึงมีความจำเป็นในการทำงาน

ที่ SUFFIX เราเชื่อว่า การมีเช็กลิสต์ (Checklist) จะช่วยให้การทำงานมีระบบและมีเป้าหมายมากขึ้น เพราะในแต่ละวันแทนที่เราจะต้องมานั่งคิดว่าวันนี้จะทำอะไรบ้าง Checklist จะบอกเราเองว่า เราจะต้องทำอะไร โดยเราจะใช้ Checklist ในการทำงานอยู่ 3 ส่วนหลัก ได้แก่ Daily Checklist, Project Checklist และ Deliverable Checklist

 

Daily Checklist

หลายบริษัทอาจจะมีระบบการเข้างานที่แตกต่างกันออกไป แต่ที่ SUFFIX เราใช้เช็กลิสต์ในการแจ้งเข้า-ออกงานในทุกๆ วัน เพื่อเป็นการแจ้งคนในทีม และบอกตัวเราเองว่า วันนี้เราจะทำอะไรบ้าง ซึ่งก็จะระบุว่า มีโปรเจค (Project) อะไรบ้างที่เราจะทำวันนี้ และเราจะทำอะไร (Task) ในโปรเจคนั้น ๆ วิธีนี้นอกจากจะเป็นการรายงานคนในทีมหรือหัวหน้างานให้ทราบแล้ว ยังช่วยให้เรามีจุดมุ่งหมายในแต่ละวันด้วย เพราะเมื่อจบวันแล้วเราจะรู้ทันทีว่า แต่ละงานที่เราจะทำในวันนี้ เสร็จไปกี่งาน (Achieved) ยังไม่เสร็จกี่งาน (Pending) หรือถ้ามีปัญหาและยังไม่เสร็จ (Unresolved) มีกี่งาน เพื่อที่ทุกคนในทีมจะสามารถรับรู้ได้โดยทั่วกัน

 

Project Checklist

ในการวางแผนโปรเจคลองนึกถึงโปรเจคสักหนึ่งโปรเจค จากต้นทางไปถึงปลายทางประกอบไปด้วยงานอะไรบ้าง ถ้าให้ลิสต์ทั้งหมดในหนึ่งวัน ก็อาจไม่สามารถครอบคลุมทุกอย่างได้ เพราะโปรเจคแต่ละงานก็จะมีรายละเอียด หรือความต้องการของลูกค้าที่แตกต่างกันออกไป ตัวอย่างเช่น โปรเจคเว็บไซต์ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจะมีการรวบรวมบรีฟ ทำใบเสนอราคา ร่างโครงสร้างเว็บไซต์ ออกแบบเว็บไซต์ แก้ไขฟีดแบค เขียนโค้ด ออกแบบโครงสร้างหลังบ้าน และทดสอบการใช้งานระบบ ไปจนถึงวันส่งมอบงาน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นภาพใหญ่ของโปรเจคเดียวเพียงเท่านั้น เราจึงต้องมีเช็กลิสต์เพื่อแตกย่อยรายละเอียดออกมาว่า ในแต่ละไมล์สโตน (Milestone) มีงานอะไรบ้าง ซึ่งถ้าหากไม่มีเช็กลิสต์เราก็จะไม่มีทางรู้ได้เลยว่า เราอยู่ตรงไหนของโปรเจค แล้วเราต้องทำอะไรต่อ ดังนั้นเช็กลิสต์จึงเป็นประโยชน์อย่างมากและช่วยให้เราวางแผนและรับมือปัญหาได้ตั้งแต่ต้น นอกจากนี้ผู้ดูแลโปรเจคยังสามารถใช้เช็กลิสต์นี้ในการติดตามโปรเจคได้โดยที่ไม่ต้องมาคอยถามคนในทีม แค่คอยให้ทีมอัปเดตก็เพียงพอ ส่วนทีมก็จะได้มีเวลาไปโฟกัสงานของตัวเอง

 

Deliverable Checklist

ในเช็กลิสต์นี้จะคล้ายกับ Project Checklist แต่เราสามารถคาดการณ์ได้ตั้งแต่ตอนเปิดโปรเจค ตัวอย่างเช่น โปรเจคเว็บไซต์จะมีข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลโดเมนและโฮสติ้ง, Google Analytics, Favicon, ข้อมูลเมต้า และอื่น ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นข้อมูลจำเป็นสำหรับเว็บไซต์ หากไม่มีโดเมนหรือโฮสติ้ง เว็บก็ไม่สามารถเปิดได้ หรือถ้าลูกค้ามีอยู่แล้ว เราก็ควรขอข้อมูลเพื่อให้ทางทีมพัฒนาวางแผนการทำงานได้ถูก ส่วน Google Analytics ก็ต้องมีการขอโค้ดจากทีมลูกค้ามาเพื่อฝังและใช้งาน และตัวอย่างสุดท้ายที่หลาย ๆ เว็บไซต์อาจจะพลาดไป คือ ข้อมูลเมต้า หน้าเว็บ 404 หรือ Favicon อาจจะดูเป็นข้อมูลเล็ก ๆ แต่ถ้าเว็บไซต์ไหนที่ไม่มีก็จะดูเป็นเว็บไซต์ที่ดูไม่เป็นทางการส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของแบรนด์ หากไม่มีเช็กลิสต์ในส่วนนี้เราก็อาจจะพลาดไปได้

 

จะเห็นได้ว่า 3 ข้อดังกล่าวเป็นแค่ส่วนนึงของเช็กลิสต์ ซึ่งทำให้เรารู้ว่าเครื่องมือที่ธรรมดาแบบนี้ก็มีส่วนช่วยในการทำงานที่เป็นระบบเป็นอย่างมาก หากเราไม่มีการวางแผนและไม่รู้ว่าต้องทำอะไรก่อนและหลัง แผนที่เราวางไว้ก็อาจจะไม่เกิดขึ้นจริง หรืออาจจะเสร็จล่าช้ากว่ากำหนดจนเกิดเป็นผลกระทบที่ประเมินเป็นมูลค่าได้