เทคนิคการสื่อสารภายในทีม

การบริหารจัดการให้ทีมที่เกี่ยวข้องในการทำงานได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วนและมากพอในการดำเนินงาน รวมถึงการลดทอนข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกเพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น เป็นงานที่ทีมประสานงานทำหน้าที่เป็นหลัก

 

วิธีในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการแยกความคิดเห็นกับข้อเสนอแนะออกจากกัน ไปจนถึงการสื่อสารแบบ Fact-Based (วิธีคิดและการทำงานบนพื้นฐานของ “ข้อเท็จจริง”) เป็นสิ่งที่ทีม SUFFIX ตั้งไว้เป็นมาตรฐานเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถยึดตามและดำเนินการได้อย่างครบถ้วน

 

ในการสื่อสารกันนอกจากจะเลือกใช้คำที่เข้าใจง่ายเพื่อให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจตรงตามที่ต้องการแล้ว สิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารกระชับขึ้นในการคุยงานและประสานงาน คือ Framework ดังต่อไปนี้

 

การสื่อสารแบบเฉพาะเจาะจง (Specific) คือ การกำหนดสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารให้ชัดเจนและเรียบง่าย เพื่อให้ทีมอื่นสามารถเข้าใจได้ การทำความเข้าใจในทีม (Empathy) ทั้งหมดก่อนว่าสื่อสารแบบไหนจะเกิดผลลัพธ์ดีที่สุด เช่น บางคนต้องใช้การพูดให้กระชับที่สุด หรือบางคนจะเข้าใจมากขึ้นถ้ามีการยกตัวอย่าง

 

สามารถวัดผลได้ (Measurable) โดยแยกการทำงานออกมาให้ละเอียดพอที่จะวัดผลได้ เช่น ในงานหนึ่งงานมี 10 tasks เมื่อทำงานเสร็จ 10 tasks จึงจะวัดได้ว่างานเสร็จ หรือหากทำงานไปแล้ว 5 tasks จึงจะบอกได้ว่าทำงานเสร็จแล้วครึ่งหนึ่ง

 

สำเร็จได้ (Attainable) คือ การประเมินการสื่อสารด้วยความเป็นจริงว่า สิ่งที่ต้องการจะทำ สามารถสำเร็จได้จริงหรือไม่ เช่น เวลาในการส่งงาน

 

ความเกี่ยวข้อง (Relevant) คือ ประเด็นที่ต้องการจะสื่อสารมีส่วนเกี่ยวข้องต่อผู้รับสารอย่างไร และจะต้องดำเนินการส่วนไหนต่อ วิธีที่เร็วที่สุดคือตัดเรื่องของบุคคลที่ 3 ที่ไม่ได้อยู่ในบทสนทนาออกไป

 

มีการระบุเวลาหรือกรอบเวลาที่ชัดเจน (Time-based) เพื่อให้สามารถกำหนดได้ว่า ในทุก ๆ การสื่อสารจะมีข้อสรุปว่าใครรับผิดชอบส่วนไหน และจะเสร็จงานส่วนที่ตนเองรับผิดชอบเมื่อไหร่ หรือจะส่งต่อไปให้ทีมอื่นทำงานต่อได้เมื่อไหร่ เพื่อให้การทำงานในโปรเจคเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

 

นอกเหนือจากนี้ยังมีเรื่องของเครื่องมือในการสื่อสาร (Communication Tools) เนื่องจาก SUFFIX ทำงานแบบ Remote work เรามีวิธีการจัดการเครื่องมือด้วยการแยกและจัดการส่วนของข้อมูลโดยแยกตามทีมและแบ่งตามโปรเจคที่รับผิดชอบ รวมถึงมีการพูดคุยกันอย่างชัดเจนว่าข้อมูลส่วนไหนต้องคุยหรือสื่อสารในช่องทางไหน เช่น การคุยส่วนตัวคือเรื่องส่วนตัว แต่ถ้าเป็นการอัปเดตโปรเจคให้ใช้ Channel ที่เป็นของโปรเจคนั้น ๆ เพื่อให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องรับรู้ร่วมกันทั้งหมด ส่วนในแง่ของทีมที่มีการประชุมออนไลน์ทุกสัปดาห์ เรามีการสรุปเพื่อรวบรวมไปที่ Knowledge base ของ SUFFIX ต่อไป (เราสร้างฐานความรู้สำหรับบริษัทอย่างไร?)